Oczekiwania Klientów rosną z dnia na dzień. Oczekują oni szybszych terminów, lepszej jakości, konkurencyjnych cen oraz ciągłej poprawy od swoich dostawców. To wymusza ciągły wzrost efektywności czyli uzyskiwania oczekiwanych efektów przy jednoczesnym, jak najmniejszym, zużyciu zasobów. Żadna firma nie poprawi swojej efektywności, jeśli menedżerowie i pracownicy nie będą zaangażowani w realizację swoich zadań i celów. Oznacza to, że powinni oni robić właściwe rzeczy we właściwy sposób i z pełnym zaangażowaniem. Poprawa którejkolwiek z tych kategorii będzie prowadziła do poprawy efektywności. Czytając ten artykuł, zastanów się czy aby na pewno wiesz po co wykonujesz dane zadania? Do czego one prowadzą? Czy aby na pewno są to właściwe rzeczy? Zastanów się także, skąd wiesz, że wykonujesz swoje zadania we właściwy sposób? Czy nie ma innej drogi do realizacji tych samych celów i zadań wykorzystując przy tym oszczędniej zasoby? Warto przeanalizować też swoją postawę i zadać sobie pytania, jak wygląda moja motywacja do wykonania danego zadania w skali od 1 do 10? Co musiało by się stać, aby było 10?

Nie ma spektakularnych rezultatów bez efektywnych zespołów, czyli takich zespołów, które mają zbieżne cele, wspólną misję, i które biorą odpowiedzialność za wyniki. Takie zespoły najczęściej wyróżniają się:

• wzajemnym zaufaniem,
• różnorodnością w sposobie widzenia świata,
• prawem do wyrażania własnych poglądów (nieunikaniem konfrontacji),
• jasno sprecyzowanymi i zrozumiałymi przez wszystkich celami, 
• pozytywną atmosferą wewnątrz zespołu,
• zaangażowaniem,
• odpowiedzialnością zarówno za zadania jak i za wyniki.

Jeśli chcesz zbudować efektywny zespół, musisz pracować nad każdym z tych czynników w swoim zespole. Transformacje Lean bardzo pomagają w budowaniu efektywnych zespołów, gdyż najczęściej rozpoczynają się od zdefiniowania stanu AS IS organizacji oraz wyznaczeniu celów nadrzędnych transformacji. Kolejnym krokiem jest zawsze zdefiniowanie kluczowych wskaźników – KPI i zaprojektowanie sposobu wizualizacji rezultatów, aby łatwiejsze było monitorowanie bieżącej sytuacji, a kontrola opierała się na faktach. Oprócz ustalenia kluczowych wskaźników i zdefiniowania sposobu ich wizualizacji, niezbędne jest uruchomienie spotkań omawiających te wyniki, na których analizowane są przyczyny sukcesu i przyczyny porażki oraz rozwiązywane są problemy. Takie działanie pozwala skupić zespół na kluczowych celach i zadaniach. Buduje odpowiedzialność za wynik i poprawia komunikację wewnątrz zespołu. 

Na bazie naszych doświadczeń zdobytych podczas realizacji transformacji lean w wielu firmach, niezależnie od ich wielkości, począwszy od takich firm jak Mostostal Kraków, ES System K, Libru Sea czy MCC Medale możemy stwierdzić, że efektywność zespołów zawsze wzrasta od 20-40%. 

Nic nie dzieje się jednak samo. Ludzie nie będą efektywni tylko dlatego, że szef od nich tego wymaga. Zbudowanie efektywnego zespołu wymaga wdrożenia wielu narzędzi, najlepszych praktyk rynkowych czy standaryzacji. Konieczne jest też stworzenie i wdrożenie systemu zarządzania opartego o następujące filary:

Cele i role zespołu.

1. Indywidualna odpowiedzialność i rozwój kompetencji.
2. Zidentyfikowane procesy i zadania oraz zarządzanie nimi.
3. Postawa ludzi sprzyjająca zmianie.
4. Spotkania kaskadowe z wykorzystaniem cyklu Deminga (P-D-C-A).
5. Cele i role zespołu.

Aby można mówić o tym, że grupa pracowników stanowi zespół, musi ona znać swoje cele i zadania oraz być świadoma po co je realizuje. Rola zespołu definiowana jest przez jego misję. Cele powinny wynikać z roli zespołu i je w pewnym sensie precyzować.  Warunkiem do tego, aby rola zespołu i cele spełniły swoje zadania, muszą one być właściwie wyznaczone. Jedną z zasad wyznaczania celu jest model SMART. Mówi o tym, że cele powinny być sprecyzowane, mierzalne, odpowiednie, realne i określone w czasie. Niewłaściwie wyznaczone cele mogą powodować, że pracownicy będą tracić motywację do ich osiągnięcia, gdyż nie będą w stanie określić np. po czym poznali, że cel został osiągnięty. Najczęstsze błędy przy wyznaczaniu celów dotyczą właśnie tego, że nie są wystarczająco sprecyzowane i nie są opomiarowane.

Indywidualna odpowiedzialność i rozwój kompetencji.

Opisując to najkrócej jak się da, można powiedzieć, że powinna być zawsze delegowana odpowiedzialność za rezultat, a nie za zadanie. Odpowiedzialność za rezultaty musi być zbieżna z wyznaczonymi celami, a rozwój kompetencji powinien wspierać rezultaty, które mają zostać osiągnięte. Można do tego wykorzystać narzędzie zwane matrycą kompetencji, która jasno definiuje jakie kompetencje musi mieć pracownik, aby osiągnąć pożądany rezultat. 

Zidentyfikowane procesy i zadania oraz zarządzanie nimi.

Zespoły, które pracują w środowisku, gdzie działania i zasoby zarządzane są procesowo, osiągają lepsze rezultaty. Identyfikacja wszystkich procesów i zadań jest niezbędna, aby zrozumieć ideę swojej pracy. Istotna jest też świadomość powiązań pomiędzy celami firmy a rezultatami, które mają osiągać pracownicy. 

Postawa ludzi sprzyjająca zmianie.
Zespoły, które są otwarte na informację zwrotną, szybciej wchodzą w zmianę. Aby w zespole zbudować taką postawę, trzeba samemu zabiegać o informację zwrotną i pokazywać rezultaty przeprowadzanych zmian. Ludzie muszą wiedzieć, że zmiana nie wiąże się z utratą ich bezpieczeństwa, bo wtedy nasila się faza oporu w zmianie. Im więcej ludzie wiedzą o zmianie i o tym do czego zmiana prowadzi, tym szybciej w nią wchodzą. 

Spotkania kaskadowe z wykorzystaniem cyklu Deminga.

Praca w cyklu Deminga, czyli w cyklu PDCA w praktyce oznacza, że wyznaczamy cele oraz planujemy pracę – koordynujemy pracę i wspieramy zespół – sprawdzamy rezultaty i kontrolujemy procesy – reagujemy na problemy i wdrażamy nowe rozwiązania. Cykl Deminga powinien być wpisany w codzienne zarządzanie, czyli zapewnieniem, że każdego dnia realizowane są zaplanowane działania i prowadzą one do osiągnięcia zamierzonych rezultatów. Jeśli to się nie udaje, zapewniana jest zmiana na taki sposób działania, który sprawi, że rezultat zostanie osiągnięty. Codzienne zarządzanie powinno być realizowane poprzez codzienne spotkania ze sztywno ustaloną agendą i rolami. Celem tych spotkań jest ocena sytuacji, omówienie rezultatów, identyfikacja problemów, ustalenie ścieżki postępowania z problemem w celu jego rozwiązania. Spotkania kaskadowe przy ich wdrożeniu, często są przyczyną dużego oporu pracowników, lecz z czasem stają się one filarem zmiany. W trakcie spotkań zespołu warto stosować różne metody wizualizacji, które ułatwią podejmowanie szybkich decyzji. 

Warto podjąć wysiłek związany z budowaniem zaangażowanych zespołów, otwartych na zmianę i otwartych na transformację. Taki wysiłek najczęściej skutkuje zmianą kultury organizacji i powoduje poprawę efektywności firmy, stając się tym samym bardziej konkurencyjną na wymagającym rynku. Takie działanie umożliwia też rozwój całej organizacji oraz budowanie poczucia odpowiedzialności za rezultat u wszystkich członków zespołu. 

Jeśli chciałbyś wdrożyć zmianę w pracy swojego zespołu, przeprowadzić transformacje lean management w swojej firmie lub po prostu porozmawiać o możliwościach rozwoju własnego zespołu – skontaktuj się koniecznie z nami.

Sebastian Matyniak
Prezes Zarządu
Brainstorm Group Sp. z o.o.