Audyt w firmie - na czym polega? Jak go przeprowadzić?

Audyt firmy to określenie, które często wywołuje emocje. Przeważnie hasło jest kojarzone z kiepską kondycją firmy i koniecznością szukania przyczyn niepożądanego stanu rzeczy. Czy faktycznie audyt ma na celu szukanie winnych i ocenę? Absolutnie nie. Jakie zadanie ma audyt i jakie daje korzyści firmom, wyjaśniamy w poniższym artykule.

Definicja audytu firmowego

Zacznijmy od przytoczenia praktycznej definicji audytu firmowego. Bez wątpienia należy stwierdzić, że jest to swego rodzaju analiza, której cele wykraczają daleko poza kontrolę czy sprawdzanie „czy wszystko gra”. To jak zaproszenie zewnętrznego, doświadczonego obserwatora, który z dystansu, bez emocji i przyzwyczajeń, zagląda do wnętrza organizacji. Dokonuje identyfikacji obszarów wymagających poprawy i opracowuje rekomendacje dotyczące działań mających poprawić sytuację.

Rodzaje audytów w firmach

Podejmując temat audytu w firmie, trzeba pamiętać, że może on mieć kilka rodzajów. Do najpopularniejszych należą:

  • Audyt organizacyjny: pozwala spojrzeć na firmę jak na żywy organizm — ocenia, czy struktura organizacyjna jest dopasowana do celów, czy kompetencje są właściwie rozdysponowane, a zarządzanie efektywne. To klucz do sprawnego działania i ograniczenia chaosu decyzyjnego.
  • Audyt procesowy: wyszukuje „wąskie gardła”, zbędne kroki i powtarzające się błędy w codziennym funkcjonowaniu firmy. Dzięki niemu można znacząco przyspieszyć działania, poprawić jakość usług i zoptymalizować koszty operacyjne.
  • Audyt sprzedaży: ocenia, czy strategia sprzedażowa faktycznie działa, jak skuteczny jest zespół handlowy i czy klient jest obsługiwany tak, jak powinien. To cenne źródło wiedzy o tym, gdzie firma traci pieniądze — często nawet nie zdając sobie z tego sprawy.
  • Audyt logistyki: analizuje cały łańcuch dostaw — od zamówień i magazynowania, aż po dostarczenie produktu do klienta. Dzięki niemu firma może ograniczyć opóźnienia, poprawić zarządzanie zapasami i obniżyć koszty transportu, nie tracąc na jakości usług.

Rodzajów audytów jest oczywiście znacznie więcej, powyższe jednak są najczęściej przeprowadzane w firmach. 

Szukasz zewnętrznego audytora, który przeprowadzi kompletny audyt certyfikacyjny? 

Skontaktuj się ze specjalistami Brainstorm Group

Dlaczego o audycie powinna myśleć każda firma? 

Panuje przekonanie, że przedsiębiorstwo decyduje się na audyt, gdy dzieje się w nim źle — spada sprzedaż, ma miejsce fluktuacja pracowników, czy też nasilają się negatywne opinie na temat firmy. W rzeczywistości sprawa wygląda inaczej: często wnioski płynące z audytu mogą mieć dużą wartość dla dobrze prosperujących firm. Mogą stanowić swego rodzaju drogowskazy na drodze do dalszego rozwoju działalności przedsiębiorstwa.

Audyt organizacyjny może mieć dużą wartość nawet dla firm, które na pierwszy rzut oka działają sprawnie i osiągają zadowalające wyniki. W rzeczywistości mogą one funkcjonować poniżej swojego rzeczywistego potencjału. Stabilność nie zawsze oznacza efektywność — wiele procesów może działać z pozoru poprawnie, choć w rzeczywistości pochłaniają zbyt dużo zasobów, opierają się na przestarzałych rozwiązaniach lub generują niewidoczne na co dzień straty.

Audyt pomaga odkryć tego typu ukryte mankamenty, np. niepotrzebne procedury, zduplikowane zadania, źle wykorzystane kompetencje zespołu czy obszary, które mogłyby być zautomatyzowane lub uproszczone. Może też ujawnić niezagospodarowane szanse — nowe rynki, innowacyjne modele działania czy niewykorzystane mocne strony organizacji. Wobec tego nawet dobrze działające przedsiębiorstwo czerpie wartość z solidnego audytu. 

Cele audytu w firmie

Audyt często kojarzy się z szukaniem winnych niezadowalającego stanu rzeczy. W końcu firma, w której sprzedaż rośnie i wszystko działa bez zastrzeżeń, nie decyduje się na audyt. Nie do końca tak jest. Patrząc na poniższe punkty, każdy zauważy, że zmiany te mogą okazać się pożądane w każdej firmie, niezależnie od warunków finansowych.

Audyt pozwala przede wszystkim:

  1. Zidentyfikowanie źródeł nieefektywności i strat: audyt pozwala zlokalizować procesy, działania i obszary w firmie, które generują niepotrzebne koszty, spowalniają pracę lub są po prostu zbędne. To pierwszy krok do optymalizacji i zwiększenia rentowności bez konieczności cięcia etatów czy rewolucji w strukturze.
  2. Usprawnienie zarządzania i podziału odpowiedzialności: w wielu firmach problemem nie są złe decyzje, ale to, że… są podejmowane zawsze przez tych samych ludzi. Audyt pozwala uporządkować strukturę zarządzania, zwiększyć sprawczość menedżerów i odciążyć właścicieli lub zarząd od operacyjnych detali.
  3. Dopasowanie strategii do rzeczywistości organizacyjnej: często strategia firmy istnieje jedynie „na papierze”. Audyt sprawdza, czy jest ona realnie wdrażana, a jeśli nie — wskazuje, dlaczego tak się dzieje i jak to zmienić. To szansa na korektę kursu i przywrócenie sensu codziennym działaniom.
  4. Przygotowanie do rozwoju, cyfryzacji i pozyskania dotacji: bez rzetelnej diagnozy organizacji trudno planować rozwój technologiczny czy skutecznie aplikować o fundusze unijne. Audyt dostarcza nie tylko danych, ale i rekomendacji, które zwiększają szansę na sukces w projektach inwestycyjnych i transformacyjnych.
  5. Wzmocnienie kultury organizacyjnej i zaangażowania pracowników: audyt potrafi obnażyć powody niskiej satysfakcji pracowników, rotacji czy konfliktów. Dzięki temu możliwe jest wdrożenie rozwiązań, które poprawią komunikację, zmotywują zespół i zbudują zdrowsze środowisko pracy — a to przekłada się na wyniki.

Sytuacje, w których audyt jest koniecznością 

Audyt staje się koniecznością wszędzie tam, gdzie firma traci kontrolę nad jakimś obszarem działalności — działa, ale nie wie, dlaczego efekty są słabsze niż oczekiwane, a problemy zamiast znikać, namnażają się. To szczególnie ważne w sytuacjach takich jak: spadek sprzedaży mimo działań marketingowych, duża rotacja pracowników i konflikty w zespole, brak realizacji strategii, wzrost kosztów operacyjnych bez wyraźnej przyczyny czy utrata klientów mimo pozornie dobrej oferty.

Audyt jest również nieodzowny przed wdrożeniem dużych zmian — takich jak cyfryzacja, automatyzacja czy aplikowanie o środki unijne. Bez niego łatwo o błędne decyzje, nietrafione inwestycje i zmarnowanie potencjału. To narzędzie, które pozwala "zatrzymać się na chwilę", by ruszyć dalej z większą precyzją, pewnością i sensem.

Przebieg i czas trwania audytu 

Proces audytu rozpoczyna się od wstępnego, ale szczegółowego poznania firmy:

  • jej specyfiki,
  • struktury,
  • celów biznesowych.

Następnie następuje etap diagnozy problemów — audytor identyfikuje nieefektywności, ryzyka, źródła kosztów oraz niewykorzystany potencjał. Ten swego rodzaju rentgen organizacji pozwala zobaczyć to, czego nie widać na pierwszy rzut oka.

W trakcie audytu firma korzysta z nowoczesnych i sprawdzonych narzędzi, takich jak:

  • Lean Management,
  • Six Sigma,
  • analiza SWOT,
  • Value Stream Mapping (VSM),
  • benchmarking.

Dzięki temu diagnoza nie jest subiektywnym przeczuciem, ale opiera się na twardych danych i porównaniach do najlepszych praktyk w branży.

Na tej podstawie przygotowujemy konkretne rekomendacje oraz plan działania – dopasowany do skali i możliwości firmy. Unikamy ogólników. Zamiast mówić "powinno być lepiej", pokazujemy dokładnie, co, gdzie i jak można poprawić.

Co więcej, nie zostawiamy firmy samej sobie. Wspieramy wdrażanie usprawnień i mierzymy ich skuteczność. Dzięki temu efekty audytu nie kończą się na raporcie – zmiany rzeczywiście zaczynają działać i przynosić korzyści.

Wybór audytora jako kluczowy warunek sukcesu audytu w firmie

Doświadczenie i wiedza zespołu audytorów decyduje o skuteczności badania. W końcu to ich kompetencje stanowią główną siłe takiej analizy. Tak więc warto rzetelnie podejść do pracy na etapie wyboru firmy audytującej. 

Jeśli chcą Państwo skorzystać z usług audytorskich renomowanej firmy, która od lat bada kondycję czołowych polskich firm, zapraszamy do kontaktu — eksperci Brainstorm Group przeprowadzą szczegółowe badanie organizacji i zaproponują rekomendacje działań.