Od wielu lat w przemyśle funkcjonują systemy sugestii pracowniczych nazywane też programami Kaizen. Ich celem jest angażowanie pracownika w tworzenie kultury ciągłego doskonalenia w firmach, gdyż organizacja może poprawiać swoją efektywność nie tylko poprzez inwestycje polegające na automatyzacji, robotyzacji czy cyfryzacji procesu, ale także na drobnych usprawnieniach. 
Wykres_1

Na powyższym wykresie można zaobserwować różnicę pomiędzy wzrostem efektywności poprzez inwestycje (linia czerwona) i wzrostem efektywności poprzez mikro usprawnienia (linia niebieska).

Nasze doświadczenie we wdrażaniu tego typu programów pokazuje, że programy te pomimo, iż początkowo dobrze odbierane są przez pracowników i pracownicy chętnie biorą w nich udział z czasem jednak umierają. Przedsiębiorstwa różnie radzą sobie z tym problemem, jedne organizują cykliczne eventy pobudzające zaangażowanie pracowników w programy generowania usprawnień inne stosują coraz bardziej atrakcyjne nagrody dla pracowników zgłaszających swoje inicjatywy. Powyższe działania na dłuższą metę nie przynoszą jednak oczekiwanego rezultatu. 

Analizując przyczyny źródłowe problemu umierających systemów sugestii pracowniczych zauważyliśmy pewną korelację pomiędzy czasem odpowiedzi na zgłoszoną sugestię przez pracownika, a zadowoleniem pracowników z systemu sugestii. Okazuje się, że im ten czas jest dłuższy tym zadowolenie mniejsze. Dotychczasowe programy nawet jeśli dobrze funkcjonowały to czas od zgłoszenia do informacji zwrotnej to co najmniej kilkanaście dni. Bywają jednak firmy, które ten czas mają znacznie dłuższy przekraczający nawet trzy miesiące. Dzieje się tak dlatego, że albo zarząd angażowany jest w ocenę pomysłów albo komisje oceniające które najzwyczajniej ciężko jest zebrać w pełnym składzie. Druga korelacja którą zauważyliśmy to korelacja pomiędzy czasem odpowiedzi a ilością wdrożonych usprawnień. Przy krótkim czasie odpowiedzi % wdrożonych pomysłów sięgał nawet 90 przy długim czasie odpowiedzi % wdrożonych pomysłów spadał do 30.

Istnieje także zauważalny związek pomiędzy czasem odpowiedzi na zgłoszone usprawnienie przez pracownika, a ilością pomysłów na jednego pracownika. Ilość pomysłów na jednego pracownika wraz z wydłużeniem czasu odpowiedzi spada nawet dziesięciokrotnie.

Poniżej prezentujemy zdiagnozowane przyczyny umierania systemów sugestii pracowniczych:

  1. Zbyt długi czas oczekiwania na ocenę pomysłu (usprawnienia) gdyż usprawnienie oceniane jest najczęściej przez powołaną do tego celu komisję, która jest wieloosobowa i rzadko się spotyka. 
  2. Zbyt długi czas wdrożenia spowodowany tym, że wdrożenie realizuje specjalny zespół do tego stworzony, który jest zasypany ilością wdrożeń lub wdrożenie jest realizowane przez dział utrzymania ruchu, który ma inne obowiązki, gdyż odpowiada przede wszystkim za utrzymanie maszyn i urządzeń w ruchu.
  3. Inna osoba zgłasza pomysł, a zupełnie inna go wdraża. Nie czuje tym samym tożsamości z pomysłem i często nie chce brać odpowiedzialności za realizację usprawnienia.
  4. Koncentracja na usprawnieniach inwestycyjnych a nie na mikro usprawnieniach co powoduje, że w programie uczestniczą tylko wybrane osoby, które najczęściej są mocno zaawansowane w technologii.
  5. Brak transparentności na jakim etapie jest oceniany lub wdrażany pomysł.
  6. Brak transparentności oceny – niektóre pomysły są nagradzane i kwalifikowane do wdrożenia, a inne nie. Nie pojawiają się informacje zwrotne z uzasadnieniami.
  7. Nagradzanie wyłącznie za wdrożenie, a nie za aktywność. Aktywność według nas jest tak samo istotna jak jakość merytoryczna zgłaszanych usprawnień.
  8. Zarządzanie procesem sugestii pracowniczych jest trudne i wymaga wielu czynności, które są najzwyczajniej marnotrawstwami np. przepisywanie, scalanie pomysłów itp.
  9. Brak możliwości odwołania. Jeśli pracownik trafi na nieodpowiedniego przełożonego to każda sugestia może być przez tego przełożonego traktowana jako zawracanie głowy i odrzucana, a pracownik nie ma możliwości odwołania.
  10. Brak informacji zwrotnej po odrzuceniu do pracownika.

Na bazie tych przyczyn stworzyliśmy system, który zapobiega umieraniu, gdyż wyeliminowaliśmy wszystkie przyczyny które powodowały, że tak się działo. Efekty wdrożenia owego systemu można zaobserwować na poniższym wykresie ilości wdrożonych pomysłów. Pik na wykresie to okres, w którym działał system sugestii w nowym wydaniu.

Wykres_2

To nowe wydanie oparte zostało na następujących założeniach:

  1. Decyzję o wdrożeniu mikro usprawnienia podejmuje bezpośredni przełożony w ciągu 48h.
  2. Wdrożenie usprawnienia realizowane jest przez zgłaszającego.
  3. Kierownicy (bezpośredni przełożeni) pracują w roli coacha co oznacza, że podczas GEMBA WALK pytają pracowników o to z jakimi problemami się spotkali, jaki mają pomysł na ich eliminację i proszą o wpisanie pomysłu w aplikację.
  4. Istnieje pełna transparentność informacji online (zarówno zgłaszający jak i oceniający wie na jakim etapie jest ocena i wdrożenia).
  5. Usprawnienia inwestycyjne są realizowane osobną ścieżką.
  6. Elementem całości systemu jest tzw. Kaizen Workshop na którym menedżer z pracownikami wypracowuje rozwiązanie na napotkane problemy.
  7. W systemie premiowana jest zarówno aktywność np. za zgłoszenie 1 pkt wyceniany na 5 PLN netto jak i wdrożenie premiowane np. 10 punktami o wartości 50 PLN netto.
  8. Składową systemu sugestii pracowniczych są eventy pobudzające.
  9. Menedżer ma możliwość zwiększania wartości punktu w tzw. akcjach specjalnych np. akcjach dotyczących generowania usprawnień w poszczególnych tematach wcześniej zdefiniowanych.


Bardzo ważnym elementem całości programu jest narzędzie, które pomaga w zbieraniu, ocenie i transparentności informacji. Takim narzędziem funkcjonującym na polskim rynku jest aplikacja CreAction firmy Skyvision z Gliwic.

Aplikacja jest intuicyjna, prosta w swojej konstrukcji i posiadająca niezbędne funkcjonalności zarówno dla zgłaszającego jak i oceniającego co przedstawione jest na poniższych print screenach. Aplikacja jest webowa dzięki czemu każdy może mieć do niej dostęp z każdego miejsca na świecie, o każdym czasie i korzystając z dowolnego sprzętu (telefon, tablet, komputer), na którym jest zainstalowana przeglądarka www.

Ekran logowania:
Ekran_logowania

Formularz zgłoszeniowy:

Formularz

Arkusz oceniania:

Ocenianie

Panel administracyjny:

Panel

 

Panel kierownika:

Panel_Kierownika

Panel zgłoszeń:
 

Panel_zgłoszeń

Systemy sugestii w takiej formie działają lepiej, pomysłów na usprawnienia jest więcej i wdrożonych usprawnień jest również więcej. Systemy sugestii najczęściej połączone są również z systemem ocen, gdyż warto w ocenie uwzględniać aktywność i zaangażowanie pracownika oraz jego sprawczość wdrożeniową. Systemy sugestii pracowniczej wpływają także w wielu firmach na stopień zaszeregowania i są brane pod uwagę przy możliwych promocjach wewnętrznych pracownika.

Dlaczego zatem warto wdrażać systemy sugestii pracowniczych:

  1. Poprawia się satysfakcja pracowników z pracy, gdyż mają oni wpływ na swoją firmę i na swoje stanowisko pracy.
  2. Tworzy się w firmie kultura ciągłego doskonalenia – nastawienia na usprawnienia i innowacje.
  3. Eliminowane są marnotrawstwa, wolne gardła i zagrożenia.
  4. Wzmacniana jest rola menedżera średniego i niższego szczebla w firmie.
  5. Ciągle pracuje się nad poprawą efektywności. 
  6. Zwiększa się lojalności pracowników. 
  7. Generowane są konkretne efekty biznesowe.
  8. Poprawia się bezpieczeństwo pracy poprzez realizację usprawnień w tej dziedzinie.

Sebastian Matyniak
Prezes Zarządu
Brainstorm Group Sp. z o.o.