Preboarding
co to jest i jak wesprzeć pracownika przed pierwszym dniem?
Preboarding to działania, które firma podejmuje wobec nowego pracownika w okresie między podpisaniem umowy a jego pierwszym dniem pracy. To etap, o którym łatwo zapomnieć - rekrutacja się zakończyła, a onboarding jeszcze się nie zaczął - a właśnie w tej luce najczęściej tracimy zaangażowanie, a czasem i samego pracownika, zanim w ogóle zdąży zacząć.
Dobrze zaplanowany preboarding zamienia stresujące „czekanie na start" w poczucie, że nowa osoba jest oczekiwana i zaopiekowana. W tym artykule wyjaśniamy, czym preboarding różni się od onboardingu, co realnie daje firmie i jak zaplanować go krok po kroku - tak, by był wsparciem, a nie tylko modnym słowem.
O tym będzie
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym jest preboarding i czym różni się od onboardingu
- Dlaczego okres przed pierwszym dniem decyduje o wczesnych odejściach
- Co realnie daje firmie dobrze zaplanowany preboarding
- Jak zaplanować preboarding krok po kroku
- Kiedy preboarding jest wsparciem, a kiedy tylko modnym słowem
Preboarding a onboarding - co to jest i czym się różni?
Preboarding i onboarding to dwa różne etapy tej samej drogi - wdrożenia nowego pracownika. Różni je moment i cel. Preboarding trwa od podpisania umowy do pierwszego dnia i ma podtrzymać zaangażowanie oraz przygotować grunt. Onboarding zaczyna się pierwszego dnia i wprowadza pracownika w rolę, zespół i organizację.
| Cecha | Preboarding | Onboarding |
|---|---|---|
| Kiedy | Od podpisania umowy do 1. dnia | Od 1. dnia przez pierwsze tygodnie/miesiące |
| Cel | Podtrzymać zaangażowanie, przygotować grunt | Wdrożyć w rolę, zespół i organizację |
| Główne ryzyko | Rezygnacja przed startem, spadek entuzjazmu | Wolne wdrożenie, wczesne odejście |
| Przykłady działań | Kontakt, formalności online, gotowe stanowisko, plan 1. dnia | Szkolenia, buddy, cele na okres próbny |
Warto dodać trzeci etap: offboarding, czyli rozstanie z pracownikiem. Razem preboarding, onboarding i offboarding tworzą pełny cykl doświadczenia pracownika w firmie.
Co daje firmie dobrze zaplanowany preboarding?
Preboarding nie jest kurtuazją - to realny wpływ na trzy rzeczy, które kosztują firmę najwięcej: wczesne odejścia, czas do produktywności i wizerunek pracodawcy.
- Mniej rezygnacji przed startem i wczesnych odejść - okres między umową a pierwszym dniem to moment, w którym nowa osoba wciąż rozważa inne oferty. Kontakt i poczucie bycia oczekiwanym obniżają ryzyko, że nie pojawi się w pracy.
- Szybszy start i krótszy czas do produktywności - gdy formalności i sprzęt są gotowe przed pierwszym dniem, pracownik od razu wchodzi w rolę, zamiast tracić pierwszy tydzień na papierologię.
- Silniejszy employer branding - pierwsze wrażenie po podpisaniu umowy zostaje na długo i wpływa na to, co pracownik mówi o firmie na zewnątrz.
→ Wczesne odejścia to jeden z najkosztowniejszych elementów rotacji - zobacz, jak zapobiegać fluktuacji kadr.
→ Preboarding to część szerszego doświadczenia pracownika i wizerunku firmy - zobacz, jak budować skuteczną markę pracodawcy oraz co zmienia się w employer brandingu.
Plan preboardingu - co zrobić przed pierwszym dniem?
Skontaktuj się i powitaj
Zaraz po podpisaniu umowy wyślij ciepłą wiadomość powitalną - kto będzie opiekunem, czego się spodziewać. Cisza po stronie firmy to sygnał ostrzegawczy dla nowej osoby.
Załatw formalności online
Prześlij dokumenty i informacje do wypełnienia przed startem, żeby pierwszy dzień nie zszedł na papierologię.
Przygotuj stanowisko i sprzęt
Komputer, dostępy, konto, biurko - wszystko gotowe na pierwszy dzień. Nic tak nie psuje wrażenia jak brak sprzętu na start.
Podeślij plan pierwszego dnia
Gdzie i o której przyjść, jak wygląda dzień, kogo pozna. Znajomość planu obniża stres nowej osoby.
Zapowiedz nowego pracownika w zespole
Poinformuj zespół, kto dołącza i w jakiej roli - żeby pierwszego dnia nowa osoba została przyjęta, a nie „odkryta".
Utrzymuj kontakt do startu
Bądź dostępny na pytania w okresie oczekiwania. Drobny kontakt podtrzymuje entuzjazm i poczucie bycia oczekiwanym.
Preboarding - realne wsparcie czy modne słowo?
Preboarding staje się modnym hasłem i - jak każde modne hasło - bywa wdrażany „dla zasady". Różnica między realnym wsparciem a pustą etykietą jest prosta: czy działania faktycznie ułatwiają nowej osobie start, czy tylko odhaczają punkt na liście HR.
To „modne słowo bez treści", gdy:
- wysyłasz automatycznego, bezosobowego maila i na tym koniec,
- „gadżet powitalny" zastępuje realne przygotowanie stanowiska i planu,
- preboarding istnieje w prezentacji HR, ale menedżer przyjmujący pracownika nic o nim nie wie.
To realne wsparcie, gdy działania są spójne, osobowe i kończą się tym, że pierwszego dnia pracownik czuje się oczekiwany i może od razu zacząć pracować. Preboarding to nie zestaw gadżetów, lecz element przemyślanego doświadczenia pracownika - i jako taki wpływa na zaangażowanie oraz rotację.
→ Nowe pokolenia na rynku pracy mają inne oczekiwania wobec startu - zobacz, jak zarządzać zmianami w obliczu nowych pokoleń.
Gdyby jednak ktoś miał wątpliwości co do roli preboardingu, powinien obejrzeć w internecie polską komedię „Nowy”. Choć film został wyprodukowany w 1969 roku - jak w soczewce pokazuje, jak nie należy przeprowadzać preboardingu.
FAQ - najczęstsze zadawane pytania o preboarding
Preboarding to działania firmy wobec nowego pracownika w okresie między podpisaniem umowy a pierwszym dniem pracy. Ich cel to podtrzymać zaangażowanie, załatwić formalności i przygotować grunt, żeby start był płynny.
Preboarding trwa od podpisania umowy do pierwszego dnia i podtrzymuje zaangażowanie oraz przygotowuje grunt. Onboarding zaczyna się pierwszego dnia i wprowadza pracownika w rolę, zespół i organizację. To dwa kolejne etapy tego samego procesu wdrożenia.
Bo okres między umową a startem to moment, w którym nowa osoba wciąż rozważa inne oferty, a brak kontaktu ze strony firmy zwiększa ryzyko rezygnacji przed pierwszym dniem. Dobry preboarding obniża wczesne odejścia, skraca czas do produktywności i wzmacnia wizerunek pracodawcy.
Kontakt i wiadomość powitalną, załatwienie formalności online, przygotowane stanowisko i sprzęt, plan pierwszego dnia, zapowiedź nowego pracownika w zespole oraz utrzymanie kontaktu aż do startu.
Zaraz po zaakceptowaniu oferty i podpisaniu umowy, a kończy się w dniu rozpoczęcia pracy, gdy zaczyna się onboarding.
Nie musi być modą - staje się nią, gdy sprowadza się do bezosobowego maila czy gadżetu bez realnego przygotowania. Realny preboarding to spójne działania, dzięki którym pracownik pierwszego dnia czuje się oczekiwany i może od razu zacząć pracować.
Słowniczek pojęć
Preboarding
Działania firmy wobec nowego pracownika między podpisaniem umowy a pierwszym dniem pracy.
Onboarding
Wdrożenie pracownika od pierwszego dnia - w rolę, zespół i organizację, przez pierwsze tygodnie i miesiące.
Offboarding
Proces rozstania z pracownikiem; wraz z pre- i onboardingiem tworzy pełny cykl doświadczenia pracownika.
Time-to-productivity
Czas, po którym nowy pracownik osiąga pełną efektywność; preboarding go skraca.
