O ile onboarding obejmuje całość procesów wdrażania nowego pracownika do pracy w firmie, preboarding to działania, które powinny poprzedzić pierwszy dzień jego pracy. Od jakości zależy, jak nowy pracownik odnajdzie się w organizacji w pierwszych dniach i ukształtować jego wrażenia o pracodawcy i środowisku, w którym się znalazł. 

Dla nowego pracownika istotne jest jak zostanie przyjęty w nowym środowisku. Nie wystarczy skierować go na badania lekarskie i wskazać miejsce pracy, zwłaszcza dziś, kiedy wiele firm decyduje się na pozostawanie przy modelu home office, czy pracy hybrydowej. Dla pracodawcy preboarding to okazja nie tylko na zapoznanie pracownika w działaniami nowego zespołu, ale również na przeprowadzenie wszelkich niezbędnych formalności, dzięki czemu pierwszy dzień pracy nie będzie rozpoznawaniem jej bojem.

Choć wielu specjalistów HR uważa, że w ramach preboardingu wystarczy nowemu pracownikowi dostarczyć spis istotnych dokumentów i formularzy, które powinien wypełnić, ocenić jego kompetencje (np. korzystając z macierzy kompetencji), czy opisać kluczowe obowiązki, operacja jest bardziej skomplikowana, zwłaszcza w przypadku pracy on-line. 

Nowy pracownik powinien poznać nowy zespół, kojarzyć imiona z twarzami. Jeżeli dowie się jeszcze o kompetencjach kolegów, pierwszego dnia pracy nie będzie czuł się zagubiony. Również nowi koledzy będą już wiedzieć kto się do nich zwraca. Musi też poznać wcześniej swoje kluczowe obowiązki. Nawet jeżeli będzie pracował tylko online, warto pokazać mu, choćby w formie transmisji na żywo miejsce, gdzie pracują inni członkowie zespołu.

Jeżeli ma pracować w określonym miejscu, dobrze, jeżeli będzie miał przed pierwszym dniem pracy czas na jego przygotowanie. Chodzi nie tylko o działający komputer i telefon na biurku. Każdy ma swoje zwyczaje i upodobania na stanowisku pracy. Jeżeli będzie mógł dostosować (w ramach możliwości) miejsce pracy do własnych potrzeb w czasie preboardingu, nie będzie musiał poświęcać temu czasu pierwszego dnia. 

Miłym zwyczajem jest zaproszenie na pierwszy dzień pracy („Witaj, widzimy się jutro o 9 rano, czekamy na Ciebie, do zobaczenia) i powitanie nowego członka zespołu. Trzeba tylko uważać by nie przybierało zbyt teatralnej formy, lub przeciwnie, nie wyglądało jak automatyczna procedura przeprowadzana przez dział HR. 

Wszystkie procedury preboardingowe mają jeszcze jeden cel. Pozwalają utrzymać nowego pracownika. Z badań wynika, że ten rotuje najczęściej w pierwszym okresie zatrudnienia, ponieważ nie potrafi się odnaleźć w nowej organizacji.  

Preboarding to dobry sposób na podtrzymanie zangażowania i ekscytajcji wynikającej ze zmiany pracy. To również sposób na zredukowanie stresu jego i jego współpracowników w pierwszych dniach oraz szybsza i łatwiejsza adaptacja. Ostatecznie - ułatwia onboarding, dlatego że część istotnych informacji przekazywana jest wcześniej.

Gdyby jednak ktoś miał wątpliwości co do roli preboardingu, powinien obejrzeć w internecie polską komedię „Nowy”. Choć film został wyprodukowany w 1969 roku - jak w soczewce pokazuje, jak nie należy przeprowadzać preboardingu.

 

Sebastian Matyniak
Prezes Zarządu
Brainstorm Group Sp. z o.o.