Rozwój kompetencji pracowników stanowi jeden z kluczowych elementów sukcesu każdej organizacji. Aby proces ten przyniósł oczekiwane rezultaty, musi być odpowiednio zaplanowany, realizowany i monitorowany. Oto jak skutecznie zarządzać procesem szkoleniowym, aby podnieść kompetencje zespołu i osiągnąć zakładane cele biznesowe.
Analiza potrzeb szkoleniowych – fundament skutecznego szkolenia
Proces zarządzania szkoleniami rozpoczyna się od analizy potrzeb. To niezbędny pierwszy krok, który pozwala zidentyfikować problem, jaki firma chce rozwiązać, podnosząc kompetencje pracowników. Nie zawsze problem, z jakim boryka się organizacja, wynika z braku odpowiednich umiejętności. Dlatego niezwykle ważna jest dokładna diagnoza sytuacji.
Dobrze przeprowadzona analiza przedszkoleniowa, w której zdefiniujemy wszystkie dysfunkcje i ocenimy ich wpływ na problem, pozwala określić, które kompetencje są kluczowe w danym stanowisku i które z nich warto rozwijać. Może to dotyczyć zarówno kompetencji sprzedażowych, zarządczych, jak i specjalistycznych. Tylko dobrze postawiona diagnoza pozwoli firmie na efektywny rozwój kompetencji pracowników.
Definiowanie celów szkoleniowych
Po zidentyfikowaniu potrzeb kluczowym krokiem jest wyznaczenie celów szkoleniowych. Ważne, aby były one mierzalne – musimy dokładnie wiedzieć, po czym poznamy, że szkolenie przyniosło oczekiwane rezultaty. Cele te powinny wskazywać na konkretne zmiany, jakie chcemy zobaczyć w pracy pracowników po zakończeniu szkolenia.
Warto w tym miejscu podkreślić rolę bezpośrednich przełożonych. To oni powinni przed szkoleniem jasno zakomunikować swoim pracownikom, jakie zmiany oczekują po szkoleniu i w jaki sposób będą je weryfikować.
Przygotowanie pracownika – pre-work
Samo szkolenie to jednak nie jedyny etap procesu rozwoju kompetencji. Skuteczne przygotowanie pracownika, zanim jeszcze przystąpi do szkolenia, jest kluczowe. Warto zatem zastosować tzw. pre-work, czyli zadania wprowadzające, które zapoznają pracownika z tematyką szkolenia i pozwolą mu lepiej zrozumieć, nad czym będzie pracował.
Dzięki temu szkolenie staje się bardziej efektywne, a pracownicy bardziej zaangażowani w proces nauki.
Mikro-learning – mniejsze dawki, lepsze efekty
Jednym z najnowszych trendów w zarządzaniu szkoleniami jest mikro-learning, czyli dzielenie procesu szkoleniowego na krótsze, ale bardziej intensywne moduły. Zamiast organizować długie, wielodniowe szkolenia, lepiej podzielić je na mniejsze części, np. cztery spotkania po cztery godziny.
Takie podejście pozwala pracownikom lepiej przyswoić wiedzę, a także daje im czas na przemyślenie i wdrożenie zdobytych umiejętności. Kluczowe jest tu zadanie wdrożeniowe po każdym module, które pozwala na sprawdzenie postępów i przygotowanie do kolejnego etapu.
Monitorowanie efektów szkolenia
Po zakończeniu szkolenia istotne jest sprawdzenie, w jakim stopniu cele zostały zrealizowane. Tutaj ogromną rolę odgrywają wcześniej ustalone mierniki. Mogą to być karty obserwacji pracowników, zadania wdrożeniowe czy oceny efektywności na stanowisku pracy.
Nie bez znaczenia są także sesje follow-up, w ramach których trenerzy i przełożeni omawiają z pracownikami, co udało się wdrożyć, a co sprawiało trudności. Dzięki takim spotkaniom można również zidentyfikować ewentualne bariery, które mogły stanąć na drodze do pełnej realizacji celów szkoleniowych.
Satysfakcja i wyniki – ocena szkolenia
Kluczowe jest także badanie satysfakcji pracowników zarówno „na gorąco”, czyli zaraz po szkoleniu, jak i „na zimno” – po pewnym czasie od jego zakończenia. Istotne jest również monitorowanie zmian w efektywności pracy pracowników, na przykład poprzez analizę wskaźników KPI przed i po szkoleniu.
Przełożony ma tu również swoją rolę – powinien zamknąć cykl szkoleniowy, czyli omówić z pracownikiem jego postępy po szkoleniu i ustalić, jakie działania będą podejmowane w przyszłości w celu dalszego rozwoju.
Wsparcie po szkoleniu – klucz do utrzymania efektów
Aby szkolenie przyniosło trwałe efekty, pracownik potrzebuje wsparcia. Regularne feedbacki od przełożonego, przypomnienia w formie fiszek czy video learningów, a także kontynuacja zadań wdrożeniowych to elementy, które pomagają utrwalić zdobyte umiejętności. Tzw. remaindery, czyli różnego rodzaju przypominajki, pozwalają pracownikom regularnie wracać do zdobytej wiedzy i stosować ją w codziennej pracy.
Podsumowanie
Efektywne zarządzanie procesem rozwoju kompetencji to złożony, ale niezwykle istotny element strategii rozwoju każdej organizacji. Kluczowe znaczenie mają tutaj właściwa diagnoza potrzeb, precyzyjne definiowanie celów szkoleniowych, odpowiednie przygotowanie pracowników, a także monitoring i wsparcie po zakończeniu szkolenia.
Tylko wtedy, gdy proces szkoleniowy jest dobrze zaplanowany i zarządzany, przynosi on oczekiwane rezultaty i przyczynia się do rozwoju firmy.
Sebastian Matyniak
Prezes Zarządu
Brainstorm Group Sp. z o.o.