Warsztaty Kaizen
jak je prowadzić krok po kroku?
Kaizen to nieustanna strategia doskonalenia każdego procesu, każdego dnia, przez każdego pracownika, w każdym miejscu. Aby zwiększyć swoją wydajność, musisz nieustannie poszukiwać nowego podejścia, które pozwoli Ci na innowacyjny skok.
Warsztaty Kaizen pomogą Ci zlikwidować barierę pomiędzy menedżerami i pracownikami liniowymi poprzez równy udział wszystkich pracowników firmy w pracy nad problemem lub innowacjami poprawiającymi wydajność pracy.
„Od ludzi zaczynam, na ludziach kończę - zadowolony pracownik to zadowolony klient."
Mariusz Mrożek, konsultant Lean Brainstorm Group - w nagraniu na kanale Rozmowy Bez Cenzury
→ Warsztaty Kaizen to jedno z narzędzi Lean Management - zobacz całą filozofię.
O tym będzie
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym są warsztaty Kaizen i co realnie dają (likwidacja bariery menedżer - pracownik liniowy)
- Jakimi narzędziami prowadzi się warsztat: Diagram Ishikawy i 5 Why, PDCA, Kaizen Blitz
- Czym wyróżnia się Kaizen Blitz (natychmiastowe wdrożenie)
- Jakie rezultaty przynosi - na przykładzie zakładu Atlas (400 → 19 minut)
- Jak zacząć u siebie
Jakimi narzędziami prowadzi się warsztaty Kaizen?
Warsztaty Kaizen możesz realizować, wykorzystując następujące narzędzia.
Diagram Ishikawy i 5 Why
Najczęściej wykorzystywaną metodologią w prowadzeniu warsztatów Kaizen, jeśli problem jest znaczący, jest Diagram Ishikawy. Wykorzystujemy go do wspólnego generowania możliwych przyczyn zaistnienia danego problemu. Potencjalne przyczyny powstawania problemu generujemy w sześciu kategoriach: ludzie, zarządzanie, otoczenie, narzędzia, metody, materiały. Aby wybrać kluczowe czynniki wpływające na powstawanie problemu, kategoryzujemy przyczyny metodą ABC pod kątem ich wpływu na problem i poszukujemy problemów źródłowych, stosując metodę 5 Why. Rezultatem tak przeprowadzonego warsztatu Kaizen jest wygenerowanie przyczyn źródłowych. W kolejnym etapie generujemy rozwiązanie klasyczną burzą mózgów i oceniamy powstałe w ten sposób rozwiązania poprzez zastosowanie macierzy oceny szybkości i kosztów wdrożenia oraz macierzy efektywności i kosztów wdrożenia. Nakładając wyniki dwóch macierzy na siebie, otrzymujemy zbiór rozwiązań uszeregowanych w priorytety.
PDCA
Plan-Do-Check-Act jest najbardziej popularną metodą rozwiązywania nieskomplikowanych problemów w Kaizen. Na ogół identyfikowane jako koło ciągłego doskonalenia lub koło Deminga, podzielone jest na cztery fazy:
- Plan - ustalenie celów, analiza problemu i zaproponowanie rozwiązania.
- Do - wdrożenie pilotażu rozwiązania na ograniczoną skalę.
- Check - sprawdzenie, czy rozwiązanie przyniosło oczekiwane rezultaty.
- Act - modyfikacja rozwiązania na podstawie fazy Check, standaryzacja i rozpowszechnienie na inne obszary.
→ Więcej o tej metodzie: cykl PDCA (koło Deminga) - 4 fazy i jak go wdrożyć, żeby usprawnienia się utrzymały.
Kaizen Blitz
Często stosowaną formą Kaizen są tzw. warsztaty Kaizen Blitz (nazywane także Hoshin Kaizen), które w przeciągu kilku dni usprawniają funkcjonowanie stanowiska pracy: redukują zajmowaną powierzchnię i eliminują marnotrawstwa. Podczas warsztatów jest także czas na szkolenie pracowników z technik rozwiązywania problemów, przełamywania stereotypów i udowadniania - poprzez natychmiastowe wdrożenie pomysłów w życie - że każdy może poprawić jakiś fragment działania organizacji i że nie jest to trudne. To, co wyróżnia Kaizen Blitz, to fakt, że wdrożenie udoskonaleń jest natychmiastowe, a obszar, w którym była generowana zmiana, pracuje od następnego dnia w nowym systemie.
→ Mapowanie i porządkowanie procesu przed warsztatem ułatwia diagram SIPOC.
→ Chcesz zrozumieć samą filozofię i jej zasady? Zobacz nasz pillar: kaizen - co to jest, zasady i jak wdrożyć metodę małych kroków.
Jakie rezultaty przynoszą warsztaty Kaizen?
Najczęstszym rezultatem warsztatów Kaizen Blitz realizowanych przez Brainstorm Group jest redukcja zapasów w toku, redukcja czasów przezbrojeń lub skrócenie czasu cyklu wytwarzania.
Najlepiej widać to na konkretnym wdrożeniu. W zakładzie Atlas w Zgierzu praca metodą Kaizen (m.in. cykliczne mini-warsztaty) była częścią projektu, który skrócił czas przezbrojenia linii z 400 do 19 minut.
→ Zobacz pełny przebieg na klasycznym przykładzie SMED - case Atlas Zgierz.
Jeśli chcesz, aby Twoi menedżerowie i pracownicy potrafili samodzielnie prowadzić warsztaty Kaizen, szkolimy z technik ich prowadzenia. Warto też dołączyć do Europejskiego Kongresu Lean Management, który odbywa się co roku i ściąga setki zainteresowanych tematyką Lean.
→ Czemu programy Kaizen z czasem gasną: dlaczego systemy sugestii pracowniczych umierają - i jak temu zapobiec.
→ Warsztaty Kaizen to element szerszej zmiany. Jeśli myślisz o całościowym wdrożeniu, zobacz transformację Lean lub jak ją przeprowadzić krok po kroku.
FAQ - najczęstsze pytania o warsztaty Kaizen
To zespołowe sesje doskonalenia procesu, w których równy udział biorą menedżerowie i pracownicy liniowi. Celem jest wspólne znalezienie przyczyn problemu i wdrożenie usprawnień poprawiających wydajność.
Najczęściej Diagram Ishikawy z metodą 5 Why (do przyczyn źródłowych), burza mózgów z oceną rozwiązań w macierzach kosztów i efektywności, oraz cykl PDCA (Plan-Do-Check-Act). Dla szybkich efektów stosuje się Kaizen Blitz.
To intensywna forma warsztatu (kilka dni, nazywana też Hoshin Kaizen), w której usprawnienia wdraża się natychmiast - obszar pracuje w nowym systemie już od następnego dnia. Typowe efekty: redukcja powierzchni, zapasów w toku i czasów przezbrojeń.
Zależnie od formy: pojedyncza sesja problemowa (Ishikawa/5 Why) może trwać kilka godzin, a Kaizen Blitz zwykle kilka dni roboczych zakończonych wdrożeniem i nowym standardem.
Najczęściej redukcja zapasów w toku, skrócenie czasów przezbrojeń i czasu cyklu. W zakładzie Atlas w Zgierzu praca metodą Kaizen była częścią projektu, który skrócił przezbrojenie z 400 do 19 minut.
→ Zobacz pełny przebieg na klasycznym przykładzie SMED - case Atlas Zgierz.
Słowniczek pojęć
Kaizen
Filozofia ciągłego doskonalenia - drobne usprawnienia wprowadzane codziennie przez każdego pracownika.
Kaizen Blitz (Hoshin Kaizen)
Intensywny, kilkudniowy warsztat z natychmiastowym wdrożeniem usprawnień.
Diagram Ishikawy
Narzędzie analizy przyczyn problemu w sześciu kategoriach (ludzie, zarządzanie, otoczenie, narzędzia, metody, materiały).
5 Why
Metoda dochodzenia do przyczyny źródłowej przez powtarzanie pytania „dlaczego?".
PDCA
Koło Deminga: Plan-Do-Check-Act - cykl ciągłego doskonalenia.
