Audyt operacyjny: wskażemy, gdzie tracisz marżę - nawet do 1,5 mln zł rocznie
- Mapa przecieków marży z przypisaniem do konkretnych procesów i decyzji handlowych
- Wyliczenie kwotowe: ile rocznie kosztuje Was brak twardych standardów operacyjnych
- Plan zmian w standardach, procesach i systemach premiowych - osobno te do wdrożenia od razu
Czym jest audyt operacyjny?
Audyt operacyjny to diagnoza firmy prowadzona na wynikach i liczbach. Sprawdza, jak decyzje handlowe, plan produkcji i sposób obsługi zamówień przekładają się na marżę, koszt jednostkowy i zamrożony kapitał. Kończy się wskazaniem konkretnych miejsc, w których pieniądze wyciekają, oraz wyliczeniem, ile każde z nich kosztuje rocznie.
Od audytu organizacyjnego odróżnia go przedmiot badania. Audyt organizacyjny porządkuje strukturę, podział odpowiedzialności i obieg decyzji. Audyt operacyjny zajmuje się tym, co widać w rachunku wyników.
W ofercie Brainstorm Group jest kilka rodzajów audytów i każdy odpowiada na inne pytanie zarządu:
| Audyt | Odpowiada na pytanie | Bada |
|---|---|---|
| Operacyjny | Gdzie tracimy marżę? | wyniki i liczby na styku sprzedaży, produkcji i logistyki |
| Organizacyjny | Kto za co odpowiada? | struktura, role, obieg decyzji i informacji |
| Produkcji | Gdzie tracimy wydajność? | proces produkcyjny, wąskie gardła, marnotrawstwo |
| Logistyki | Gdzie tracimy w łańcuchu dostaw? | magazyn, zapasy, transport, kompletacja |
| Sprzedaży | Gdzie tracimy szanse? | proces handlowy, lejek, praca zespołu |
Audyt operacyjny bierze te obszary razem i patrzy na krawędzie między nimi, bo tam powstaje większość strat.
Jeśli szukasz szerszego wprowadzenia do samego pojęcia, zacznij od tekstu o tym, na czym polega audyt w firmie.
Rekordowy obrót, a finanse pytają, dlaczego na końcu nie ma gotówki
W 8 na 10 firm produkcyjno-dystrybucyjnych z sektora MŚP widzimy ten sam schemat. Każdy dział realizuje swoje cele, a pieniądze giną w miejscach, za które formalnie nikt nie odpowiada.
- Sprzedaż premiowana za wolumen. Obiecuje klientom nierealne terminy i modyfikacje „na już", żeby zamknąć kontrakt.
- Produkcja rwie harmonogramy. Generuje kosztowne przezbrojenia, płaci za nadgodziny i próbuje nadążyć za obietnicami z terenu.
- Logistyka zamraża kapitał. Utrzymuje stok „na wszelki wypadek" i dopłaca do transportów dedykowanych oraz ekspresowych.
- Praca „na maila" bez rejestru zmian. Zespoły realizują darmowe poprawki dla klienta bez osobnej wyceny, drastycznie obniżając marżę projektu.
Efekt?
Działy realizują swoje KPI, a zarząd patrzy na rosnący przychód i topniejący zysk netto.
Dlaczego wzrost sprzedaży przestaje przekładać się na zysk?
Przy obrocie rzędu kilkudziesięciu milionów każdy z tych czterech mechanizmów kosztuje osobno niewiele.
Razem, w skali roku, rozjeżdżają przychód i zysk w dwie różne strony. Widać to dopiero wtedy, gdy ktoś policzy je kwotowo i przypisze do konkretnych decyzji.
Ten rozjazd rzadko wynika z jednej dużej pomyłki.
Składa się na niego kilkadziesiąt drobnych decyzji podejmowanych codziennie, w dobrej wierze, przez ludzi rozliczanych z różnych wskaźników. Dlatego audyt operacyjny zaczyna się od danych.
Rozmowa o współpracy między działami ma sens dopiero wtedy, gdy każdy widzi tę samą kwotę.
Co otrzymujesz w ramach audytu operacyjnego?
Mapa przecieków marży
Wskazanie konkretnych procesów i decyzji handlowych, które wyżerają gotówkę z P&L.
Kwantyfikacja finansowa strat
Wyliczenie kwotowe, ile dokładnie kosztuje Was brak twardych standardów operacyjnych.
Plan wdrożeniowy
Lista zmian w standardach (SOP), procesach i systemach premiowych. Osobno te do wdrożenia od razu, osobno te wymagające dłuższej pracy.
Rekomendacja strukturalna
Narzędzia zabezpieczające marżę na styku sprzedaży, produkcji i logistyki - wobec działów zakupów po stronie klienta i wobec chaosu wewnętrznego.
Jak przebiega audyt operacyjny?
Dane
Bierzemy na warsztat realne liczby: strukturę marży na zleceniach, koszty przezbrojeń i nadgodzin, poziom i rotację zapasów, koszty transportów ekspresowych oraz zakres poprawek wykonanych bez wyceny.
Mapa przecieków
Nanosimy straty na przebieg zamówienia od oferty do wysyłki i pokazujemy, w którym miejscu i przez czyją decyzję marża znika.
Kwoty
Każdemu przeciekowi przypisujemy wartość roczną. Dopiero kwota porządkuje kolejność zmian, bo pokazuje, co naprawdę waży w wyniku.
Plan i zabezpieczenie
Rozpisujemy zmiany w standardach, procesach i systemach premiowych oraz rekomendację strukturalną na styk trzech działów. Osobno oznaczamy to, co da się wdrożyć bez budżetu inwestycyjnego.
Dlaczego Brainstorm Group?
Architekci wyników operacyjnych
Rozliczamy się z dostarczenia wyniku w P&L, poprawy wskaźników EBITDA i uwolnienia kapitału obrotowego. Rekomendacja bez policzonego skutku jest dla nas pracą niedokończoną.
Specjalizacja
Znamy specyfikę polskich firm produkcyjnych, dystrybucyjnych i przetwórczych: branżę spożywczą, przetwórstwo mięsne i rybne, automotive oraz przemysł - szczególnie spółki z 40-300M obrotu.
Zespół praktyków
Nasze audyty prowadzą eksperci z wieloletnim doświadczeniem w restrukturyzacjach i transformacjach operacyjnych: Lean, S&OP, zarządzanie zmianą.
Jeden dom
Po audycie zostajemy przy wdrożeniu, jeśli tego chcecie.
Diagnoza, transformacja i szkolenia zespołów są u nas jedną usługą prowadzoną przez ten sam zespół.
Zaufali nam m.in.
Kiedy audyt operacyjny się nie opłaca?
Są sytuacje, w których odradzamy ten projekt, bo pieniądze zostaną wydane bez efektu. Mówimy o tym na pierwszej rozmowie, zanim ktokolwiek podpisze zlecenie.
- Firma nie zbiera danych o kosztach zleceń. Kwantyfikacja strat wymaga liczb. Jeśli nie ma z czego liczyć, pierwszym krokiem jest uporządkowanie ewidencji kosztów zleceń. Audyt ma sens dopiero po tym.
- Problem leży w produkcie albo w rynku. Żaden standard operacyjny nie naprawi oferty, na którą nie ma popytu. Wtedy właściwym adresem jest konsulting biznesowy.
- Zarząd nie zamierza zmieniać systemu premiowego. Większość przecieków marży utrzymuje się dlatego, że komuś opłaca się je utrzymywać. Bez gotowości do zmiany zasad wynagradzania wnioski z raportu pozostaną niewdrożone.
- Szukacie diagnozy jednego obszaru. Wtedy taniej i szybciej zadziała audyt produkcji, audyt logistyki albo audyt sprzedaży.
FAQ - najczęstsze zadawane pytania o audyt operacyjny
Audyt operacyjny to diagnoza firmy prowadzona na wynikach i liczbach. Bada, jak decyzje handlowe, plan produkcji i sposób obsługi zamówień przekładają się na marżę, koszt jednostkowy i zamrożony kapitał. Kończy się mapą miejsc, w których pieniądze wyciekają, wraz z wyliczeniem rocznego kosztu każdego z nich.
Audyt organizacyjny porządkuje strukturę firmy: role, odpowiedzialności i obieg decyzji.
Audyt operacyjny zajmuje się tym, co widać w rachunku wyników, czyli marżą, kosztami i kapitałem obrotowym.
To dwie osobne usługi, które można prowadzić po sobie.
Audyt produkcji bada jeden obszar: proces produkcyjny, wąskie gardła i marnotrawstwo.
Audyt operacyjny obejmuje styk sprzedaży, produkcji i logistyki, bo większość strat marży powstaje na granicach między działami.
Cztery rzeczy:
- mapę przecieków marży z przypisaniem do procesów i decyzji,
- wyliczenie kwotowe każdej straty w skali roku,
- plan zmian w standardach, procesach i systemach premiowych z podziałem na wdrożenia natychmiastowe i dłuższe,
- rekomendację strukturalną na styk trzech działów.
Czas zależy od liczby zakładów, liczby linii produktowych i stanu danych kosztowych.
Harmonogram z terminami wszystkich etapów przedstawiamy razem z wyceną, po rozmowie wstępnej i wstępnym przeglądzie danych.
Wycenę przygotowujemy indywidualnie, bo zakres bardzo się różni.
Wpływają na nią cztery rzeczy: skala firmy, liczba lokalizacji, liczba produktów i rynków oraz stan danych kosztowych. Zakres i wycenę ustalamy po bezpłatnej rozmowie wstępnej.
Specjalizujemy się w spółkach o obrocie od 40 do 300 mln zł, głównie produkcyjnych, dystrybucyjnych i przetwórczych.
Przy tej skali pojedynczy przeciek marży bywa niewidoczny w miesięcznym raporcie, a w skali roku waży setki tysięcy złotych.
Zwykle tak, bo lean porządkuje przebieg pracy, a audyt operacyjny pyta o skutek finansowy tego przebiegu.
Najczęściej znajdujemy straty tam, gdzie proces jest już usprawniony, ale system premiowy i zasady przyjmowania zamówień nadal zachęcają do decyzji obniżających marżę.
Sprawdź, ile pieniędzy zostawiacie na stole
Rozmowa wstępna trwa 15 minut i prowadzi ją Sebastian Matyniak, prezes zarządu Brainstorm Group.
Napisz, w jakiej skali działacie i co dziś najbardziej uwiera w operacjach. Odezwiemy się w ciągu jednego dnia roboczego.
